Урок-тренінг "Таймменеджмент"

Таймменеджмент

Ефективний таймменеджмент – здатність організувати часовий простір навколо себе таким чином, щоб вспіти зробити якомога більше справ за меншу кількість часу, або зробити найважливіші справи вчасно. Мова йде про те, щоб більше встигати, менше забувати, і при цьому – щоб це було комфортно.

Подумайте, будь-ласка, що приходить вам на думку, коли ви чуєте слово «час»? А «таймменеджмент»?

Як відомо, час — це обмежений людський ресурс. Плин часу ніяк не можна зупинити, тому залишається тільки використати даний нам час максимально ефективно. Тайм менеджмент — це і є планування і максимально ефективне використання наявного часу. Сама наука управління часом - тайм менеджмент виникла відносно нещодавно: у кінці минулого століття. На сьогодні планування часу стало вже сталою практикою у більшості установ розвинених країн, а також все більше починає впроваджуватися  у всі сфери діяльності людини.

Етапи таймменеджменту

1.     Аналіз

На цьому етапі можна задати собі такі питання: чи ефективно я використовую час? які є проблеми, пов’язані з цим? на що мені не висточає часу?

2.     Моделювання стратегій з врахуванням аналізу

      Які зміни треба внести до мого розкладу? Що саме потребує корекції?

3.     Постановка мети

Яким буде кінцевий результат? Чого я зможу досягти?

4.     Планування та визначення пріоритетних завдань

Складаємо список конкретних дій, які призведуть до досягнення мети.

5.     Реалізація

Конкретні кроки та дії згідно планування

6.     Самоконтроль, підведення підсумків.

Чи вдалося досягти мети? Що вдалося, над чим треба ще попрацювати?

Спробуйте організувати власний часовий простір за наведеним алгоритмом.

Тест визначення ефективності планування

Прочитайте запропоновані твердження у таблиці, і на кожне оберіть варіант відповіді (ніколи, рідко, іноді, часто, завжди), і запишіть або підкресліть цифру, яка відповідає вашому варіанту.

Питання	Ніколи	Рідко	Іноді	Часто	Завжди
Як часто Ви плануєте для того, аби життєві ситуації не виходили з під Вашого контролю?	1	2	3	4	5
Чи фіксуєте, записуєте Ви свої щоденні плани?	1	2	3	4	5
Як часто Ви використовуєте гнучкість під час виконання свого плану?	1	2	3	4	5
Як часто у Вас виходить повністю виконати усі пункти плану за день?	1	2	3	4	5
Як часто Ви плануєте час для націль важливих речей?	1	2	3	4	5
Як часто руйнуються Ваші плани на день через випадково виникненні ситуації ?	5	4	3	2	1

Підрахуйте суму чисел, яку ви отримали.

6-10 балів - ефективність відсутня. Вам слід подумати про використання нових методів та інструментів для підвищення ефективності планування.

11-15 балів - ефективності планування робочого та особистого часу нижче середнього. Можливо у Вас є особиста система планування, але вона не в достатній мірі контролює ситуації аби зменшити стрес.

16-20 балів  - середній рівень.  Ваша система планування працює , але може працювати краще. Зверніть увагу, як Ви розставляєте власні пріоритети і як Ви складаєте план на день.

21-25 балів – рівень вище середнього. Ваша система з планування гарно працює. Підтримуйте її роботу

26-30 балів –  Вітаємо, Ви чудовий планувальник…можливо, навіть занадто.

Калейдоскоп цікавих методик ефективного планування часу

1.     «З’їж цю жабу» Брайан Трейсі

 Проста звичка  стає потужною, якщо виконується щоденно. Основна ідея методу полягає  в тому щоб спочатку «з’їсти жабу». Твоя «жаба» – це саме найголовніше завдання на сьогодні. Як тільки ти прибрав її з дороги останні справи  буде легше скінчити. Окрім того задаєш тон на весь день, якщо ти зробиш в першу чергу справу, яку хотілося відкласти. Це один з методів боротьби з прокрастинацією (відкладання справ). Треба діяти рішуче, без роздумів та уповільнення.

Детальніше з цим методом можна ознайомитись у книзі «Зроби це зараз. 21 чудовий спосіб зробити більше за менший час».

2.     «Розріжте слона на біфштекси»

Величезна справа, до якої не завжди хочеться братися повинна бути розділена на маленькі кроки, «біфштекси» повинні бути такого розміру  щоб  було їх легко з’їсти. Як у відомій рекламі: одна сторінка на день – і ти прочитаєш книжку, одна вправа на день і ти станєш сильнішим…

3.     «Метод Парето»

Процентне співвідношення 80/20 було відкрито в кінці 19 століття економістом Вільфредо Парето .  За різними джерелами його  називають: закон Парето, принцип Парето, правило Парето – один з найбільш поширених способів оцінки ефективності будь-якої діяльності. Його суть полягає в тому, що 20% зусиль дають 80% результату, а 80% зусиль реалізують лише 20%. Таким чином, можна зрозуміти, що, вибравши  оптимальні ресурси (до якого належить і Ваш час),  дають найбільший ефект, можна досягти високих результатів малими витратами. У той же час всі наступні дії будуть неефективними. Принцип Парето в управлінні часом досить простий. Ви аналізуєте всі справи за день і вибираєте з них ті, які привели до кінцевого результату. Марну активність просто викреслюєте зі списку справ. Перший робочий день, запланований відповідно до цього методу, здивує вас своєю легкістю і продуктивністю.

4.     «Помідорний метод»

один з найоригінальніших у тайм-менеджменті. Придумав його італійський студент Франческо Чирилло. Він, як і всі студенти, перед сесією намагався осягнути неосяжне. І йому це вдалося. За допомогою... помідора. Точніше - кухонного таймера у вигляді помідора. Молодий чоловік заводив таймер на 25 хвилин, протягом яких інтенсивно зубрив лекції. Потім влаштовував 5-хвилинну перерву. Далі йшов другий «помідор» тривалістю 25 хвилин. І знову невелику перерву. Після запуску чотирьох «помідорів» студент дозволяв собі розслабитися протягом 15-20 хвилин.

5.     «Швейцарський сир»,

як відомо, дірчастий. Якщо ви боїтеся приступати до якоїсь справи, зробіть у ньому «дірку», виконавши частину робіт. Причому на відміну від послідовного «поїдання слона» робити «дірки» можна в довільному порядку. Можна почати з тих пунктів, до яких сьогодні більше лежить душа. Сувора послідовність необов'язкова: головне - щодня робити «дірки».

Подумайте, як можна застосовувати ці методи у повсякденному житті? Який з цих методів вам найбільше сподобався?

Матриця Ейзенхауера

           Матриця Ейзенхауера - один з методів тайм-менеджменту для визначення пріоритетів справ дня. Виглядає матриця як чотири квадрати, які утворюються при перетині осей "Важливо - Неважливо" по горизонталі і "Терміново - не Терміново" по вертикалі.

           Важливі і термінові справи - ті, які дуже важливі і не терплять зволікання. Без них все порушиться, і зробити їх завтра - буде вже пізно. Ці справи потрібно робити сьогодні, у першу чергу та обов'язково. Приклади важливих і термінових справ: виконання завдання за проектом, термін здачі якої ось-ось настане; позаплановий похід до дантиста, травматолога або іншого фахівця; терміновий телефонний дзвінок клієнту або контрагенту. В теорії квадрат важливих і термінових справ повинен бути порожнім, але на практиці іноді у кожної людини бувають важливі і термінові справи, частина з них породжується лінню, частина - недоліком професіоналізму, а частина - форс-мажорами.

Важливі, але не термінові справи - це те найважливіше, що терміновим стане незабаром. Якщо ви не плануєте цього чекати і влаштовувати собі непотрібну гонку, то зверніть на ці справи найпильнішу увагу. Приклади таких справ: поточна (планова) робота за вашим проектам; планування нових проектів; оцінка отриманих результатів проектів; відвідування спортивного залу для підтримки фізичної форми.

Справи не важливі, але термінові. Як правило, цей квадрат потрапляють справи ніяк не наближають вас до мети, якою б вона не була, це справи, які треба робити, але виключно для того, щоб їх робити. Привітати з днем народження (виявляється, Вася народився саме сьогодні), несподіваний прихід гостей і інші не заплановані, нав'язані зустрічі, від яких не можна відмовитися. Якщо з цього можете делегувати комусь доручити - зробіть це обов'язково.

Не важливі і не термінові справи – це справи, які зазвичай відкладаються на потім. Коли всі термінові і важливі справи виконані, слід переключитися на цю категорію, щоб вони не накопичувались.

Розподіли свої справи за матрицею Ейзенхауера.

Пожирачі часу

«Хронофаги» - фактори, які вбивають час. Хронофаги бувають зовнішні та внутрішні. Внутрішні – це погані звички, зовнішні  - це гаджети, люди та непотрібні справи.

20 найпоширеніших хронофагів:
1. Невміння або небажання планування свій час;
2. Відсутність почуття часу;
3.Звичка братися за кілька справ одночасно;
4. Бажання бути корисним для всіх;
5. Невміння відмовити і твердо сказати «ні»;
6. Безлад на робочому столі;
7. Надмірне поспішання під час виконання справи;
8. Телефонні розмови;
9. Ігри у телефоні, комп’ютері;
10.Спілкування в соцмережах;
11.Постійна перевірка електроної пошти, месенджерів;
12. Відкладання важливих справ;
13. Нестача відпочинку;
14. Відволікання.
Подумайте, які саме пожирачі часу властиві саме для вас? Як можна їх усунути?

Оцінка внутрішнього відчуття часу

Попросіть когось із близьких засікти одну хвилину. Закрийте очі, пам’ятайте, що рахувати про себе не можна. Коли, на вашу думку, хвилина завершиться, відкрийте очі і звірте свій результат з годинником. Так можна зрозуміти, як ви відчуваєте час, чи не здається вам, що часу залишається більше, ніж його є насправді, або навпаки. 

Дякую за увагу!

Напишіть, будь ласка, в коментарі, чи була корисною інформація для вас, що саме запам'яталося.